Lignes directrices pour l'organisation future des conférences mondiales PCE

Richtlinien für künftige Congressveranstalter 
Lineas a seguir para conferences futuras
Directives pour les conférences à venir

1. Conférence : objectifs, cadre et modalités

• Les conférences PCE sont en harmonie avec les principes et objectifs du WAPCEPC. Ils offrent une opportunité pour un débat et un défi scientifiques ouverts et respectueux et pour un dialogue académique et personnel sur la philosophie, la théorie, la pratique et la recherche en psychothérapie et conseil centrés sur la personne et expérientiels, et sur sa signification dans la société contemporaine.
• Le thème de la conférence et les conférenciers invités reflètent les objectifs et les principes de la WA. Le thème doit avoir un rapport avec la grande variété d'orientations et de cultures représentées dans le monde PCE.
• Le thème de la conférence et les conférenciers pléniers doivent être convenus entre le comité d'organisation et le conseil d'administration de la WA. Le comité organisateur proposera un thème de conférence au conseil d'administration pour consultation et négociation.
• Un membre du Conseil, ou un représentant désigné du Conseil, sera membre de l'équipe organisatrice de la conférence dans le seul but de représenter le point de vue du Conseil et d'assurer une bonne communication entre le Comité et le Conseil, sur toutes les questions relatives au développement des plans et des préparatifs de la conférence afin qu'elle réponde aux exigences des lignes directrices de la conférence³.
• Un membre du Conseil, ou un représentant désigné du Conseil, sera membre du Comité scientifique de la conférence et est responsable de représenter le point de vue du Conseil et de la communication entre le Comité et le Conseil sur les questions relatives au développement du programme scientifique³.
• La conférence doit être internationale et chercher à attirer des participants de toutes les parties du globe et de toutes les orientations et traditions du monde PCE.
• La langue de la conférence sera, pour des raisons pratiques, l'anglais mais les organisateurs de la conférence peuvent accueillir un nombre limité de sessions parallèles dans d'autres langues pour assurer le caractère international de la conférence.
• Toutes les présentations doivent être accompagnées de résumés en anglais et dans la langue du pays hôte, afin de les rendre aussi accessibles que possible. Ceux-ci peuvent être sous forme de Powerpoint, de transparents ou de résumés écrits.
• Divers modes d'approche peuvent être adoptés - conférences, communications, affiches, séminaires, tables rondes, démonstrations - mais l'accent mis sur le dialogue et le débat devrait garantir qu'au moins un tiers d'une session donnée soit consacré à la discussion.

2. L'équipe organisatrice

• Il est essentiel que l'équipe organisatrice ait un noyau d'au moins trois personnes dévouées qui, ensemble, aient la capacité de s'occuper des aspects administratifs, financiers, publicitaires et interculturels de la conférence.
• Le comité scientifique devrait être établi sur le principe de l'hétérogénéité, cherchant intentionnellement à représenter une variété de perspectives et d'orientations au sein de PCE. Les membres doivent avoir une profonde implication scientifique ou pratique dans le domaine clinique de la psychothérapie et du conseil centrés sur la personne et expérientiels. Ils doivent être ouverts à l'exploration des différentes sous-approches.
• L'équipe devrait inclure des personnes ayant une connaissance suffisante de la littérature internationale récente pour être en mesure d'inviter ceux qui pourraient présenter des exposés liminaires ou présider des séminaires majeurs. Dans le cas où une équipe ne possède pas pleinement cette compétence, un ou deux chercheurs étrangers devraient être invités à collaborer en tant que consultants scientifiques externes ou en tant que membres du comité.
• L'équipe doit être appuyée si possible par une unité universitaire ou une grande société professionnelle, un institut de formation ou un centre de psychothérapie.
• Le Conseil d'administration du WAPCEPC n'a aucune implication directe dans l'organisation pratique des conférences, mais sera tenu informé de l'avancement de la planification par la nomination d'un membre du Conseil d'administration ou d'un représentant désigné du Conseil d'administration, en tant que membre de l'équipe organisatrice* *. Il est de la responsabilité du Conseil de représenter les intérêts des membres de WA par rapport à la conférence.
• Les organisateurs doivent explorer les endroits où un hébergement abordable et à bas prix est disponible en plus de l'hébergement régulier de la conférence, afin de rendre la conférence aussi accessible que possible.
• La conférence devrait offrir un certain nombre de places à tarif réduit et/ou de bourses d'études.
• Les organisateurs doivent choisir des lieux à faible coût qui se traduiront par des frais abordables, afin de rendre la conférence aussi accessible que possible².
• Il devrait y avoir des frais de conférence réduits pour les membres du WAPCEPC d'au moins l'équivalent des cotisations de l'année en cours. Cela sera administré avec l'aide du bureau de WA.
• L'équipe organisatrice fournira gratuitement deux places de conférence à l'équipe organisatrice de la prochaine conférence PCE³.
• Tous les bénéfices de la conférence sont partagés à parts égales entre les organisateurs et la WA.
• Les conférenciers principaux et autres présentateurs seront invités à soumettre leur travail pour publication dans PCEP. Cela sera organisé avec les co-éditeurs de PCEP.
• Un temps suffisant doit être alloué dans le calendrier de la conférence pour l'Assemblée générale de l'AW. L'Assemblée générale aura lieu au plus tôt le deuxième jour complet de la conférence pour laisser le temps à l'audit des comptes de WA d'avoir lieu³.

3. Disposition pour la participation en ligne⁴

•  En réponse au COVID-19 et à l'impact continu du changement climatique, les organisateurs de la conférence devraient prévoir une participation en ligne.
• Des installations permettant aux membres d'assister à distance à l'Assemblée générale devraient être fournies. En consultation avec le Conseil, cela peut inclure la fourniture d'installations de vidéoconférence telles que des caméras et des microphones, un accès Internet haut débit stable et une prise en charge de l'inscription au vote à distance.
• Le Conseil d'administration sera chargé d'organiser et de coordonner toute participation à distance à l'Assemblée générale et de déterminer les éventuelles procédures de vote à distance.
• Toutes les présentations principales doivent être enregistrées sur vidéo et de préférence diffusées en direct aux participants à distance.
• Il est souhaitable qu'au moins un flux de la conférence soit accessible en ligne.

4. Procédure d'établissement d'un lieu pour les Conférences mondiales PCE

• Les groupes nationaux qui souhaitent convoquer la Conférence sont invités à manifester leur intérêt en envoyant une lettre au Conseil d'administration avant une date précisée par le Conseil d'administration [secretariat @ pce-world.org]. Dans leur proposition, ils présentent leur équipe, leurs compétences sur le plan scientifique, administratif et financier, et leurs projets concernant le site.
• Ces lettres sont mises sur le site Internet, dans la Newsletter et dans le dossier de la Conférence, afin que tous les membres soient informés.
• Procédure de vote : le Conseil est chargé d'inviter les propositions et d'organiser la procédure de vote. Le vote peut avoir lieu lors de l'AG ou il peut être fait par voie électronique, afin de s'assurer que les organisateurs de la conférence disposent d'une période d'au moins 2.5 ans pour la préparation de la conférence.
• Les détails de la procédure de vote seront disponibles sur le site Web de WA et seront publiés dans la Newsletter. 

5. Lignes directrices de bonnes pratiques pour l'accès des personnes handicapées

Les organisateurs de la conférence doivent demander les besoins spéciaux des délégués à la conférence sur les formulaires d'inscription à la conférence. Surtout pour les conférences internationales, il est important de poser des questions claires et explicites sur les problèmes de mobilité, le besoin d'accès en fauteuil roulant, la déficience visuelle ou auditive, le besoin de documents en gros caractères, etc.

S'il y a des problèmes d'accès potentiels, informez-en la personne à l'avance pour discuter de ce qui peut être fait.

Les organisateurs de la conférence peuvent accéder aux sites Web locaux sur les personnes handicapées pour obtenir des informations plus spécifiques concernant le pays dans lequel la conférence est organisée. Les directives européennes pour l'accès des personnes handicapées sont différentes de celles des États-Unis ou de l'Amérique du Sud, etc.

Lors du choix d'un lieu de conférence, les éléments suivants doivent être pris en compte :

• Le site est-il accessible aux personnes en fauteuil roulant et aux personnes à mobilité réduite ?
• Y a-t-il une entrée sans rampe ou sans marche ?
• Y a-t-il un ascenseur si nécessaire ?
• Y a-t-il des toilettes accessibles aux handicapés à proximité de toutes les chambres utilisées ?
• Existe-t-il des parkings adaptés à proximité du site ? Si ce n'est pas le cas, quelles autres dispositions peuvent être prises pour aider la personne à entrer dans la salle ?
• Pouvez-vous fournir une carte ou un plan indiquant le stationnement et les toilettes accessibles.
• Existe-t-il une zone d'exercice sécurisée pour les chiens-guides ?
• La réception est-elle alertée pour fournir une assistance ?
• Si le repas est un buffet, y a-t-il des chaises et des tables ?
• Y a-t-il des personnes pour aider à choisir et à servir les aliments ?
• Y a-t-il une boucle d'induction ou un dispositif infrarouge intégré dans le lieu pour les utilisateurs d'aides auditives ? Si une boucle portable est utilisée et ne couvre qu'une certaine zone de la pièce, y a-t-il un panneau indiquant aux gens où s'asseoir ?
• Existe-t-il une installation d'interprétation en langue des signes, pour au moins certaines des sessions clés ?
• Assurez-vous que les panneaux directionnels sont clairs et ne sont pas tous écrits en majuscules.
• Fournir de l'aide pour trouver des chambres, des sièges, etc.

Les informations ci-dessus ont été adaptées à partir des informations produites par le Disability Office de l'Université d'Edimbourg, 2002

Lignes directrices originales publiées en 2003.

1. Guide d'accès publié en 2007.
2. Ajouté en 2010
3. Ajouté en 2012
4. Conseils en ligne ajoutés en 2021