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Directrices para la futura organización de las World PCE-Conferences

Richtlinien für künftige Kongressveranstalter 
Líneas a seguir para futuros
Directivas para conferencias por venir

1. Conferencia: objetivos, marco y procedimientos

  • Las conferencias PCE son congruentes con la principios y fines de la WAPCEPC. Ofrecen una oportunidad para el debate y el desafío científico abierto y respetuoso y para el diálogo académico y personal sobre filosofía, teoría, práctica e investigación en psicoterapia y asesoramiento centrados en la persona y experienciales, y sobre su significado en la sociedad contemporánea.
  • El tema de la conferencia y los discursos principales invitados reflejan los objetivos y principios de la WA. El tema debe tener relevancia para la amplia variedad de orientaciones y culturas representadas en el mundo de la PCE.
  • El tema de la conferencia y los oradores plenarios deben ser acordados entre el comité organizador y la Junta de la WA. El comité organizador propondrá un tema de la conferencia a la Junta para su consulta y negociación.
  • Un miembro de la Junta, o un representante designado de la Junta, será miembro del equipo organizador de la conferencia con el único propósito de representar el punto de vista de la Junta y asegurar una buena comunicación entre el Comité y la Junta, en todos los asuntos relacionados con el desarrollo. de planes y preparativos para la conferencia de modo que cumpla con los requisitos de las Directrices de la conferencia3.
  • Un miembro de la Junta, o un representante designado de la Junta, será miembro del Comité Científico de la conferencia y es responsable de representar la opinión de la Junta y de la comunicación entre el Comité y la Junta sobre asuntos relacionados con el desarrollo del programa científico.3.
  • La conferencia debe ser internacional y tratar de atraer participantes de todas partes del mundo y de todas las orientaciones y tradiciones dentro del mundo PCE.
  • El idioma de la conferencia será, por razones prácticas, el inglés, pero los organizadores de la conferencia pueden acomodar un número limitado de sesiones paralelas en otros idiomas para garantizar el carácter internacional de la conferencia.
  • Se espera que todas las presentaciones vayan acompañadas de resúmenes tanto en inglés como en el idioma del país anfitrión, para que sean lo más accesibles posible. Estos pueden ser en forma de Powerpoint, transparencias o resúmenes escritos.
  • Se puede adoptar una variedad de modos de enfoque: conferencias, documentos, carteles, seminarios, paneles, demostraciones, pero un énfasis en el diálogo y el debate debe garantizar que al menos un tercio de cualquier sesión se dedique a la discusión.

2. El equipo organizador

  • Es esencial que el equipo organizador tenga un núcleo de al menos tres personas dedicadas que entre ellas tengan la capacidad de abordar los aspectos administrativos, financieros, publicitarios y transculturales de la conferencia.
  • El comité científico debe establecerse sobre el principio de heterogeneidad, buscando intencionalmente representar una variedad de perspectivas y orientaciones dentro de PCE. Los miembros deben tener una profunda participación académica o práctica en el campo clínico de la psicoterapia y el asesoramiento centrados en la persona y experienciales. Deben estar abiertos a la exploración de los distintos subenfoques.
  • El equipo debe incluir a personas con suficiente conocimiento de la literatura internacional reciente para poder extender invitaciones a quienes podrían presentar ponencias principales o presidir seminarios importantes. En caso de que un equipo no tenga plenamente esta competencia, se debe invitar a uno o dos académicos del exterior a colaborar como consultores científicos externos o como miembros del comité.
  • El equipo debe contar con el apoyo, en la medida de lo posible, de una unidad universitaria o de una importante sociedad profesional, instituto de formación o centro de psicoterapia.
  • La Junta de la WAPCEPC no tiene participación directa en la organización práctica de las conferencias, pero se le mantendrá informado sobre el progreso de la planificación a través del nombramiento de un miembro de la Junta o representante designado de la Junta, como miembro del equipo organizador* *. Es responsabilidad de la Junta representar los intereses de los miembros de WA en relación con la conferencia.
  • Los organizadores deben explorar lugares donde haya alojamiento asequible y de bajo costo disponible además del alojamiento habitual de la conferencia, a fin de que la conferencia sea lo más accesible posible.
  • La conferencia debe ofrecer una cantidad de cuotas reducidas y/o plazas para becas.
  • Los organizadores deben elegir lugares de bajo costo que resulten en tarifas asequibles, para que la conferencia sea lo más accesible posible.2.
  • Debe haber una tarifa de conferencia reducida para los miembros de WAPCEPC de al menos el equivalente de las cuotas de membresía de ese año. Esto será administrado con la ayuda de la oficina de WA.
  • El equipo organizador proporcionará dos lugares de conferencia sin cargo al equipo organizador de la próxima conferencia PCE.3.
  • Cualquier beneficio de la conferencia se comparte por igual entre los organizadores y el WA.
  • Se invitará a oradores principales y otros presentadores a enviar su trabajo para su publicación en PCEP. Esto se arreglará con los coeditores de PCEP.
  • Debe asignarse suficiente tiempo en el calendario de la conferencia para la Asamblea General de la WA. La Asamblea General se llevará a cabo no antes del segundo día completo de la conferencia para dar tiempo a que se lleve a cabo la auditoría de las cuentas de WA.3.

3. Disposición para la asistencia en línea4

  •  En respuesta a la COVID-19 y al impacto continuo del cambio climático, los organizadores de la conferencia deben prever la asistencia en línea.
  • Deben proporcionarse las facilidades para permitir que los miembros asistan a la Asamblea General de forma remota. En consulta con la Junta, esto puede incluir la provisión de instalaciones de videoconferencia, como cámaras y micrófonos, acceso estable a Internet de alta velocidad y soporte para el registro de votación remota.
  • Corresponderá al Consejo organizar y coordinar la asistencia a distancia a la Asamblea General, así como determinar los procedimientos de voto a distancia.
  • Todas las presentaciones principales deben grabarse en video y, preferiblemente, transmitirse en vivo a participantes remotos.
  • Es deseable que al menos una transmisión de la conferencia sea accesible en línea.

4. Procedimiento para establecer una sede para las Conferencias Mundiales de PCE

  • Los grupos nacionales que estén interesados ​​en convocar la Conferencia están invitados a indicar su interés enviando una carta a la Junta en una fecha especificada por la Junta [secretariat @ pce-world.org]. En su propuesta presentan su equipo, sus competencias a nivel científico, administrativo y financiero, y sus planes sobre el sitio.
  • Estas cartas se colocan en el sitio web, en el Boletín y en la carpeta de la Conferencia, para que todos los miembros estén informados.
  • Procedimiento de votación: el Consejo es responsable de invitar propuestas y organizar el procedimiento de votación. La votación puede tener lugar en la AG o electrónicamente, para garantizar que los organizadores de la conferencia tengan un período de al menos 2.5 años para la preparación de la conferencia.
  • Los detalles del procedimiento de votación estarán disponibles en el sitio web de WA y se publicarán en el Boletín. 

5. Directrices de buenas prácticas para el acceso de personas con discapacidad

Los organizadores de la conferencia deben consultar los requisitos de necesidades especiales de los delegados de la conferencia en los formularios de registro de la conferencia. Especialmente para conferencias internacionales, es importante hacer preguntas claras y explícitas sobre problemas de movilidad, necesidad de acceso para sillas de ruedas, discapacidad visual o auditiva, necesidad de documentos en letra grande, etc.

Si hay posibles problemas de acceso, notifique a la persona con anticipación para discutir qué se puede hacer.

Los organizadores de conferencias pueden acceder a sitios web locales sobre discapacidad para obtener información más específica relevante para el país en el que se organiza la conferencia. Las pautas europeas para el acceso de personas discapacitadas son diferentes de las de los Estados Unidos o América del Sur, etc.

Al elegir un lugar para la conferencia, se debe considerar lo siguiente:

  • ¿El lugar es accesible para usuarios de sillas de ruedas y personas con movilidad reducida?
  • ¿Hay una entrada en rampa o sin escalones?
  • ¿Hay ascensor si es necesario?
  • ¿Hay baños accesibles para discapacitados cerca de todas las habitaciones que se utilizan?
  • ¿Hay arreglos de estacionamiento adecuados cerca del lugar? Si no, ¿qué otros arreglos se pueden hacer para ayudar a la persona a ingresar al lugar?
  • ¿Puede proporcionar un mapa o plano que indique estacionamiento accesible y baños?
  • ¿Hay una zona de ejercicio segura para perros guía?
  • ¿Se avisa a la recepción para que brinde asistencia?
  • Si la comida es buffet, ¿hay sillas y mesas?
  • ¿Hay personas que ayuden a seleccionar y servir los alimentos?
  • ¿Hay un bucle de inducción o un dispositivo de infrarrojos integrado en el lugar para los usuarios de audífonos? Si se usa un bucle portátil que solo cubre un área determinada de la habitación, ¿hay un letrero que indique a las personas dónde sentarse?
  • ¿Existe un servicio de interpretación en lenguaje de señas, al menos para algunas de las sesiones clave?
  • Asegúrese de que las señales direccionales sean claras y no estén escritas en mayúsculas.
  • Proporcionar asistencia para encontrar habitaciones, asientos, etc.

La información anterior ha sido adaptada de la información producida por la Oficina de Discapacidad de la Universidad de Edimburgo, 2002

Directrices originales publicadas en 2003.

  1. Guía de acceso publicada en 2007.
  2. Añadido en 2010
  3. Añadido en 2012
  4. Orientación en línea agregada en 2021