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Richtlinien für die zukünftige Organisation der World PCE-Konferenzen

Richtlinien für künftige Kongressveranstalter 
Lineas für zukünftige Konferenzen
Richtlinien für Konferenzen

1. Konferenz: Ziele, Rahmen und Ablauf

  • Die PCE-Konferenzen stimmen mit der überein Grundsätze und Ziele von PCE World. Sie bieten Gelegenheit für eine offene, respektvolle wissenschaftliche Debatte und Herausforderung sowie für einen wissenschaftlichen und persönlichen Dialog über Philosophie, Theorie, Praxis und Forschung in der personzentrierten und erfahrungsorientierten Psychotherapie und Beratung und über ihre Bedeutung in der heutigen Gesellschaft.
  • Das Konferenzthema und die eingeladenen Keynotes spiegeln die Ziele und Prinzipien des WA wider. Das Thema sollte für die große Vielfalt an Orientierungen und Kulturen relevant sein, die in der PCE-Welt vertreten sind.
  • Das Konferenzthema und die Plenarredner sollten zwischen dem Organisationskomitee und dem Vorstand der WA vereinbart werden. Das Organisationskomitee wird dem Vorstand ein Konferenzthema zur Beratung und Verhandlung vorschlagen.
  • Ein Vorstandsmitglied oder ein ernannter Vertreter des Vorstands wird Mitglied des Organisationsteams der Konferenz sein, mit dem alleinigen Zweck, die Meinung des Vorstands zu vertreten und eine gute Kommunikation zwischen Ausschuss und Vorstand in allen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Entwicklung sicherzustellen der Planung und Vorbereitung der Konferenz, damit diese den Anforderungen der Konferenzrichtlinien entspricht3.
  • Ein Vorstandsmitglied oder ein ernannter Vertreter des Vorstands ist Mitglied des wissenschaftlichen Ausschusses der Konferenz und ist dafür verantwortlich, die Meinung des Vorstands zu vertreten und für die Kommunikation zwischen Ausschuss und Vorstand über Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Entwicklung des wissenschaftlichen Programms zu sorgen3.
  • Die Konferenz sollte international sein und versuchen, Teilnehmer aus allen Teilen der Welt und aus allen Orientierungen und Traditionen innerhalb der PCE-Welt anzuziehen.
  • Aus praktischen Gründen wird die Konferenzsprache Englisch sein, die Organisatoren der Konferenz können jedoch eine begrenzte Anzahl paralleler Sitzungen in anderen Sprachen anbieten, um den internationalen Charakter der Konferenz sicherzustellen.
  • Es wird erwartet, dass alle Präsentationen von Zusammenfassungen sowohl in Englisch als auch in der Sprache des Gastlandes begleitet werden, um sie so zugänglich wie möglich zu machen. Diese können in Form von Powerpoint, Folien oder schriftlichen Abstracts vorliegen.
  • Es können unterschiedliche Herangehensweisen gewählt werden – Vorträge, Aufsätze, Poster, Seminare, Panels, Demonstrationen – aber ein Schwerpunkt auf Dialog und Debatte sollte sicherstellen, dass mindestens ein Drittel jeder Sitzung der Diskussion gewidmet ist.

2. Das Organisationsteam

  • Es ist wichtig, dass das Organisationsteam aus mindestens drei engagierten Personen besteht, die zusammen in der Lage sind, sich um die administrativen, finanziellen, werblichen und interkulturellen Aspekte der Konferenz zu kümmern.
  • Das wissenschaftliche Komitee sollte nach dem Prinzip der Heterogenität zusammengestellt werden und bewusst darauf abzielen, unterschiedliche Perspektiven und Orientierungen innerhalb des PCE zu vertreten. Die Mitglieder sollten über ein tiefes wissenschaftliches oder praktisches Engagement im klinischen Bereich der personzentrierten und erfahrungsorientierten Psychotherapie und Beratung verfügen. Sie sollten offen für die Erforschung der verschiedenen Teilansätze sein.
  • Dem Team sollten Personen angehören, die mit der aktuellen internationalen Literatur ausreichend vertraut sind, um diejenigen einladen zu können, die Keynote-Vorträge halten oder größere Seminare leiten könnten. Verfügt ein Team nicht vollständig über diese Kompetenz, sollten ein oder zwei Wissenschaftler aus dem Ausland eingeladen werden, als externe wissenschaftliche Berater oder als Mitglieder des Gremiums mitzuarbeiten.
  • Das Team sollte nach Möglichkeit von einer Universität oder einer großen Fachgesellschaft, einem Ausbildungsinstitut oder einem Psychotherapiezentrum unterstützt werden.
  • Der Vorstand von PCE World ist nicht direkt in die praktische Organisation der Konferenzen eingebunden, wird aber durch die Entsendung eines Vorstandsmitglieds oder eines vom Vorstand benannten Vertreters in das Organisationsteam über den Planungsfortschritt informiert. Es obliegt dem Vorstand, die Interessen der WA-Mitglieder im Zusammenhang mit der Konferenz zu vertreten.
  • Um die Konferenz so zugänglich wie möglich zu gestalten, sollten die Organisatoren nach Standorten suchen, an denen zusätzlich zu den regulären Konferenzunterkünften erschwingliche und kostengünstige Unterkünfte verfügbar sind.
  • Die Konferenz sollte eine Reihe ermäßigter Gebühren und/oder Stipendienplätze anbieten.
  • Um die Konferenz so zugänglich wie möglich zu machen, sollten die Organisatoren kostengünstige Veranstaltungsorte wählen, die zu erschwinglichen Gebühren führen2.
  • Für PCE-World-Mitglieder sollte eine ermäßigte Konferenzgebühr in Höhe von mindestens dem jeweiligen Jahresbeitrag gelten. Die Umsetzung erfolgt in Zusammenarbeit mit dem WA-Büro.
  • Das Organisationsteam stellt dem Organisationsteam der nächsten PCE-Konferenz zwei Konferenzplätze kostenlos zur Verfügung3.
  • Alle Gewinne der Konferenz werden zu gleichen Teilen zwischen den Organisatoren und der WA aufgeteilt.
  • Hauptredner und andere Referenten werden eingeladen, ihre Arbeiten zur Veröffentlichung im PCEP einzureichen. Dies wird mit den Mitherausgebern von PCEP vereinbart.
  • Im Konferenzplan sollte ausreichend Zeit für die Generalversammlung der WA vorgesehen werden. Die Generalversammlung wird frühestens am zweiten vollen Tag der Konferenz stattfinden, um Zeit für die Prüfung der WA-Konten zu haben3.

3. Bereitstellung einer Online-Teilnahme4

  •  Als Reaktion auf COVID-19 und die anhaltenden Auswirkungen des Klimawandels sollten Konferenzorganisatoren eine Online-Teilnahme vorsehen.
  • Es sollten Einrichtungen bereitgestellt werden, die es den Mitgliedern ermöglichen, aus der Ferne an der Generalversammlung teilzunehmen. In Absprache mit dem Vorstand kann dies die Bereitstellung von Videokonferenzeinrichtungen wie Kameras und Mikrofonen, einem stabilen Hochgeschwindigkeits-Internetzugang und Unterstützung für die Fernregistrierung von Abstimmungen umfassen.
  • Der Vorstand ist für die Organisation und Koordinierung jeglicher Fernteilnahme an der Generalversammlung sowie für die Festlegung etwaiger Fernabstimmungsverfahren verantwortlich.
  • Alle Keynote-Präsentationen sollten per Video aufgezeichnet und vorzugsweise per Livestream an Remote-Teilnehmer übertragen werden.
  • Es ist wünschenswert, dass mindestens ein Stream der Konferenz online verfügbar ist.

4. Verfahren zur Einrichtung eines Veranstaltungsortes für die PCE-Weltkonferenzen

  • Nationale Gruppen, die an der Ausrichtung der Konferenz interessiert sind, werden gebeten, ihr Interesse durch ein Schreiben an den Vorstand bis zu einem vom Vorstand festgelegten Datum zu bekunden.Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt. Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie sie sehen können.In ihrem Angebot stellen sie ihr Team, ihre Kompetenzen auf wissenschaftlicher, administrativer und finanzieller Ebene sowie ihre Pläne für das Gelände vor.
  • Diese Briefe werden auf der Website, im Newsletter und im Konferenzordner veröffentlicht, damit alle Mitglieder informiert sind.
  • Abstimmungsverfahren: Der Vorstand ist für die Einholung von Vorschlägen und die Organisation des Abstimmungsverfahrens verantwortlich. Die Abstimmung kann auf der Generalversammlung oder elektronisch erfolgen, um sicherzustellen, dass den Konferenzorganisatoren mindestens 2.5 Jahre Zeit für die Vorbereitung der Konferenz zur Verfügung stehen.
  • Einzelheiten zum Abstimmungsverfahren finden Sie auf der WA-Website und werden im Newsletter veröffentlicht. 

5. Leitlinien für bewährte Verfahren für den Zugang für Menschen mit Behinderungen

Konferenzorganisatoren sollten auf den Anmeldeformularen für die Konferenz nach den besonderen Bedürfnissen der Konferenzteilnehmer fragen. Insbesondere bei internationalen Konferenzen ist es wichtig, klare und eindeutige Fragen zu Mobilitätsproblemen, der Notwendigkeit eines Rollstuhlzugangs, einer Seh- oder Hörbehinderung, der Notwendigkeit von großformatigen Dokumenten usw. zu stellen.

Wenn es potenzielle Zugangsprobleme gibt, benachrichtigen Sie die Person im Voraus, um zu besprechen, was getan werden kann.

Konferenzorganisatoren können auf lokale Behindertenwebsites zugreifen, um spezifischere Informationen zu erhalten, die für das Land relevant sind, in dem die Konferenz organisiert wird. Die europäischen Richtlinien für den Zugang für Menschen mit Behinderungen unterscheiden sich von denen der Vereinigten Staaten oder Südamerikas usw.

Bei der Auswahl eines Tagungsortes sollte Folgendes berücksichtigt werden:

  • Ist der Veranstaltungsort für Rollstuhlfahrer und mobilitätseingeschränkte Menschen zugänglich?
  • Gibt es einen rampenfreien oder stufenlosen Eingang?
  • Gibt es bei Bedarf einen Aufzug?
  • Gibt es in der Nähe aller genutzten Räume barrierefreie Toiletten?
  • Gibt es geeignete Parkmöglichkeiten in der Nähe des Veranstaltungsortes? Wenn nicht, welche anderen Vorkehrungen können getroffen werden, um der Person den Zugang zum Veranstaltungsort zu erleichtern?
  • Können Sie eine Karte oder einen Plan mit barrierefreien Parkplätzen und Toiletten bereitstellen?
  • Gibt es einen sicheren Auslaufbereich für Blindenhunde?
  • Ist die Rezeption alarmiert, um Hilfe zu leisten?
  • Wenn es sich bei der Mahlzeit um ein Buffet handelt, gibt es Stühle und Tische?
  • Gibt es Personen, die bei der Auswahl und dem Servieren der Speisen behilflich sind?
  • Ist im Veranstaltungsort eine Induktionsschleife oder ein Infrarotgerät für Hörgeräteträger eingebaut? Wenn eine tragbare Schleife verwendet wird, die nur einen bestimmten Bereich des Raums abdeckt, gibt es ein Schild, das den Leuten sagt, wo sie sitzen sollen?
  • Gibt es eine Möglichkeit für Gebärdensprachdolmetschen, zumindest für einige der wichtigsten Sitzungen?
  • Stellen Sie sicher, dass die Wegweiser deutlich lesbar sind und nicht alle in Großbuchstaben geschrieben sind.
  • Bieten Sie Hilfe bei der Suche nach Räumen, Sitzgelegenheiten usw.

Die oben genannten Informationen wurden aus Informationen des Disability Office der Universität Edinburgh aus dem Jahr 2002 übernommen

Ursprüngliche Richtlinien veröffentlicht 2003.

  1. Zugangsleitfaden veröffentlicht 2007.
  2. 2010 hinzugefügt
  3. 2012 hinzugefügt
  4. Online-Anleitung im Jahr 2021 hinzugefügt